A informação transmitida por boca como dizemos no chão de fabrica tem um problema muito grave. Ela é transiente ou seja é rapidamente perecível no tempo, devido a nossa incapacidade de retenção das informações de curta duração o que gera invariavelmente problemas de esquecimento e omissão no momento em que precisarmos atuar em variáveis paralelas e que tivermos que tomar decisões simultâneas.
Um ótimo exemplo disso são as informações meteorológicas que os pilotos recebem durante os voos e como eles precisam analisar informações simultâneas e decidir com um grau de risco altíssimo, como uma eventual correção de rota e etc . Neste caso a informação recomendada é o uso maciço de auxílios visuais como quadros displays que mantenham a informação disponível durante o tempo necessário para que se tome a melhor decisão.
Muitas informações dependem da correta lembrança e isso somente será possível se as informações forem apresentadas e memorizadas da forma correta.
Quando estamos desenvolvendo uma instrução de trabalho devemos garantir que a sequência das palavras deve corresponder a sequencia das operações. Por exemplo se for necessário tirar uma tampa para apertar um parafuso. Na instrução precisa estar descrita a operação da seguinte forma ¨retire a tampa e aperte o parafuso¨ e não ¨aperte o parafuso depois de retirar a tampa¨ e outra coisa importante é dar ênfase apenas a maneira correta de se fazer, jamais misturando o certo com o errado, pois as duas coisas serão memorizadas pelo colaborador e vai ser mais difícil para ele separar depois podendo gerar uma grande confusão.
Somente depois de padronizado o jeito correto devemos apresentar tipos de erros comuns e planos de reação minimizando assim o risco de confusão
As informações mais relevantes chamadas ¨chave¨ precisam ser mencionadas logo no começo das frases pois ajudam a puxar a rede neural correspondente, o que termina funcionando como uma espécie de busca onde neste momento nosso cérebro localiza a pasta e traz a luz o assunto ou seja acha o fio da meada.
Exemplo quando queremos falar de um problema que aconteceu em lote de uma linha específica na semana passada e dizemos: -Aquele lote produzido na semana passada na linha A ? Poderia ser dito: – Aquele lote produzido na linha A na semana passada. Supondo que o supervisor/Analista na semana passada precisou atuar sobre vários problemas e em várias linhas a reclamação seria muito melhor formulada como por exemplo: – O lote produzido na linha A na semana passada ainda está com problema
Pequenos detalhes como este em uma conversa passam despercebidos e muitas vezes as pessoas ficam tímidas para dizer que não entenderam e ai a coisa fica pior ainda se depois não ficam com algo físico para consultar ou um vídeo para assistir ….
Não se esqueça se a padronização faz milagres, nossas maiores escrituras são as instruções de trabalho pois estão na ponta sustentando as decisões de quem realmente está fazendo e servirão de base para você saber se errou no planejamento ou na execução de seus trabalhos pois serão a formalização de um acordo entre quem disse como faz e quem efetivamente fez.
Não se esqueça de utilizar cores como vermelho para fatores de segurança, verde para ambiental e azul para qualidade, por exemplo pois além de deixar a sua instrução mais alegre atuam como ótimos gatilhos de fixação para suas informações e o seu impacto.
Sobre o modelo da instrução faça o que você mais acredita e repita o exercício de repassar após algum gap se havia uma combinação de fazer desta forma, e se foi cumprida ou não a partir destas respostas e a medida que os problemas recorrentes já não estão sobrando nas costas de suas instruções por falta de informação ou clareza, sinal que vc escolheu bem.